Austenite
안녕하세요, 제조업 AI 그룹웨어 Austenite를 만드는 오스테나이트입니다.
견적 요청을 읽고 있었는데 거래처에서 수량을 바꾸는 메일이 또 왔습니다. 첫 메일만 보고 답하면 어떻게 될까요? 이번 강의는 메일을 요청 건별로 묶고, 최종 변경을 반영한 회신 초안을 만드는 실습입니다. 보내기 전에는 담당자가 확인합니다.
ChatGPT로 제조업무 자동화하기 · 연재 순서: 1편 · 2편 · 3편 · 4편
1. Gmail 하나로 연결부터 익힙니다
Codex의 플러그인, 즉 외부 도구를 연결해 쓰는 기능에서 Gmail을 찾습니다. 설치하고 읽을 Google 계정을 연결한 뒤, 새 작업에서 Gmail 사용을 요청합니다. 현재 OpenAI 공식 안내는 Gmail 플러그인을 통해 메일을 다루는 방법을 설명합니다.
로그인 화면에서 연결 계정과 요청 권한을 확인합니다. 회사 계정의 관리자가 사용을 제한한 경우도 있습니다. 네이버·회사 IMAP 메일은 연결 방식이 다를 수 있으므로 Gmail 설정을 그대로 대입하지 않습니다. IMAP은 메일 프로그램이 서버의 메일함을 읽는 방식입니다.
2. 읽을 범위와 결과 위치를 정합니다
연결 후 “연결된 메일 계정과 사용할 수 있는 읽기 기능을 알려 줘. 메일 내용은 아직 읽지 마”라고 확인합니다. 그다음 기간·거래처·라벨 중 하나로 읽을 범위를 좁힙니다. 처음부터 메일함 전체를 정리할 필요는 없습니다.
실습 파일과 명령문 내려받기에는 가상 메일 5통이 .eml과 읽기 쉬운 .txt로 들어 있습니다. 메일 연결을 준비하는 동안에는 메일예시 폴더의 파일로 같은 정리를 연습할 수 있습니다. 파일로 하는 예행연습과 실제 메일함 연결은 각각 확인할 단계입니다.
3. 메일 5통을 요청 3건으로 묶습니다
예제에는 대하정공의 신규 요청과 수량 수정, 한빛기계의 신규 요청과 도면 rev.B 변경, 해온산업의 신규 요청이 있습니다. rev는 도면의 개정번호입니다. 메일 수는 5통이지만 견적 요청 건은 3건입니다.
“메일예시 폴더의 .txt 파일 5개만 읽고 요청번호별로 묶어 줘. 같은 내용의 .eml 파일은 중복 집계하지 마. 거래처, 최종 품번·수량, 회신기한, 변경 내용, 근거 메일 파일명을 표로 정리해 줘. 메일 제목만 보지 말고 본문을 대조해 줘. 파일과 메일함은 변경하지 마.”
4. 단가표에 있는 금액만 사용합니다
참고/단가표.xlsx를 작업 폴더에 둡니다. P101 가이드핀은 42,000원, P102 가이드부시는 65,000원이라는 교육용 값이 있습니다. 대하정공의 최종 수량은 가이드핀 12개와 가이드부시 4개여서 공급가액은 764,000원입니다.
한빛기계는 도면이 rev.B로 바뀌어 기존 단가가 그대로 적용되는지 확인해야 합니다. 해온산업의 P999는 단가표에 없습니다. 품번이 맞아도 개정 조건이 달라지면 단가를 자동 확정하지 않습니다. 두 건은 금액을 비우고 확인필요로 둡니다.
5. 정리 엑셀과 회신 초안을 만듭니다
두 번째 명령문입니다. 발송과 저장을 구분하고, 단가 근거를 함께 남깁니다.
“방금 정리한 요청을 참고/단가표.xlsx와 대조해 결과/견적요청_정리.xlsx를 만들어 줘. 수량 변경은 최신 메일을 반영하고, 도면 개정이 바뀌거나 단가표에 없는 품번은 금액을 비워 확인필요로 남겨 줘. 공급가액과 부가세 포함 금액을 구분해 줘. 요청별 회신 초안을 결과/회신초안에 txt로 저장해 줘. 메일 발송·전달·삭제·보관·라벨 변경은 하지 마. 확정되지 않은 납기는 약속하지 마.”
실제 Gmail에 적용할 때는 앞 명령의 메일예시 폴더를 “Gmail의 지정 라벨, 지정 기간”으로 바꾸고, 실제 대상 라벨과 날짜를 적습니다.
6. 보내기 전에 세 가지를 대조합니다
첫째, 수량 수정이 반영됐는지 확인합니다. 대하정공은 처음 10개였던 가이드핀이 12개로 바뀌었습니다. 둘째, 도면 rev.B가 확인필요로 표시됐는지 봅니다. 셋째, 단가표에 없는 P999에 금액이 들어가지 않았는지 확인합니다.
검산예시/메일_검산예시.xlsx와 초안 예시가 비교용으로 들어 있습니다. 사람이 읽고 수량·단가·도면·납기를 확인한 뒤 메일 화면에서 발송합니다. 초안에 적힌 문장이 거래처에 대한 약속이 되는 순간은 발송할 때입니다.
7. 오늘 회신할 것을 따로 뽑습니다
“회신기한 순서로 오늘 확인할 항목을 결과/오늘회신.txt에 정리해 줘. 금액이나 납기를 확인해야 하는 건은 담당자가 할 일을 한 줄씩 적어 줘”라고 시킵니다. 메일함의 시간순 목록이 담당자의 업무 목록으로 바뀝니다.
연결이 되지 않았거나 첨부를 읽을 수 없으면 “어떤 자료를 못 읽었는지”부터 표시하게 합니다. 제목만 보고 도면 내용까지 읽었다고 가정하지 않습니다. 계정 비밀번호나 앱 비밀번호를 채팅에 붙여 넣지 않습니다.
8. 회사의 견적 업무로 연결할 때
기존 메일 정리 글에는 같은 현장 문제를 Austenite에서 다룬 기록이 있습니다. 제조업 AI 그룹웨어 Austenite는 제조업 AX를 담당자별 메일·회사 단가표·확인 기록에 맞춰 연결하는 일을 함께합니다. 공용폴더의 도면 찾기는 4편에서 이어집니다.
회사 메일과 단가표를 쓰던 견적 양식에 연결하고 싶으시면 전화나 문자로 연락 주세요.
실습 파일과 명령문 내려받기 · OpenAI 공식 설치 안내
문의 : 010-8433-9169
이메일 : hwc9169@gmail.com
웹페이지 : austenite.kr
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