Austenite
클로드로 제조업무 자동화하기 2편, 메일 연동편입니다. 1편 폴더 관리편에서 정리한 공용 폴더가 이번 편의 재료가 됩니다. 이번에도 업무 한 가지만 골랐습니다. 거래처 견적 요청 메일을 읽어 회사 양식 견적서 초안과 회신 초안까지 만드는 일입니다.
결론부터 말하면, 메일 연동의 핵심은 접속 기술이 아니라 원칙 두 줄입니다. 읽기만 한다, 보내지 않는다. 이 두 줄을 지키면 받은 편지함 11통에서 견적 요청 4건을 골라 견적서 초안 3건과 회신 초안 4건을 만드는 데 Claude가 일한 시간은 8분이었습니다. 메일은 한 통도 나가지 않았습니다.
이 글에서 메일 연동이란 Claude Code에 메일 계정의 IMAP 접속 정보를 주는 것입니다. IMAP은 휴대폰 메일 앱이 메일함을 읽는 것과 같은 표준 방식이라, 구글·네이버웍스·다음 어느 메일이든 설정에서 켤 수 있습니다. 비밀번호는 본 비밀번호가 아니라 앱 비밀번호를 씁니다.
1. 견적 요청 메일은 왜 늦어지거나 빠질까
견적 요청은 광고와 회의 공지와 세무사 메일 사이에 섞여 옵니다. 이번 예시 메일함 11통 중 견적 요청은 4건이었고, 그중 2건은 후속 메일이 따로 왔습니다. 수량이 300에서 350으로 정정된 메일, 도면이 나중에 첨부된 메일입니다. 첫 메일만 보고 견적을 내면 틀린 견적이 나갑니다.
도면 없이 사진 한 장으로 "급합니다"라고 온 신규 거래처도 있었습니다. 이런 메일이 가장 오래 방치됩니다. 답하기 애매해서입니다.
대표님 탓이 아닙니다. 메일함은 시간순으로 쌓이고, 견적 업무는 건별로 굴러가기 때문입니다. 이번에 한 일은 메일함을 건별로 다시 묶는 것이었습니다. 메일함은 1편처럼 예시로 만들었고, 회사·담당자·주소는 전부 가상입니다.
2. 준비물은 셋, 앱 비밀번호와 원칙 세 줄과 공용 폴더
첫째, 메일 계정에서 IMAP을 켜고 앱 비밀번호를 발급받습니다. 구글은 IMAP 설정 안내를 보시면 되고, 네이버웍스와 다음도 메일 설정에 같은 항목이 있습니다. 서버 주소, 포트, 계정, 앱 비밀번호 네 줄을 메일계정.txt에 적어 작업 폴더에 둡니다. 저는 그 파일 끝에 "읽기 전용으로만 쓸 것, 삭제·이동·회신·발송 금지"를 한 줄 더 적었습니다.
둘째, 원칙 세 줄입니다.
- 메일은 읽기만 한다. 읽음 표시조차 남기지 않게 합니다.
- 보내지 않는다. 회신은 파일로 된 초안까지이고, 보내기 버튼은 사람이 누릅니다.
- 단가는 단가표에서만 가져온다. 없는 품목은 빈칸과 '확인 필요'로 남깁니다.
셋째, 1편에서 정리한 공용 폴더입니다. 양식 폴더에 견적서 양식, 단가표 폴더에 단가표, 거래처 폴더에 과거 견적이 있습니다. 메일에서 뽑은 것을 어디에 채울지, 단가를 어디서 가져올지가 이 폴더로 정해집니다.
3. 1단계 메일함 읽기, 프롬프트 한 개로 11통에서 4건
제가 쓴 첫 프롬프트 원문입니다.
"메일함에 접속해서 최근 2주 받은 편지함을 읽어 줘. 접속 정보는 메일계정.txt에 있어. 읽기만 하고 삭제·이동·회신·발송은 절대 하지 마. 견적 요청 메일만 골라서 표로 정리해 줘: 보낸 회사와 담당자, 받은 날, 품목·도면번호·수량·납기·조건, 첨부 파일. 같은 건의 후속 메일(RE:)은 한 건으로 합치고, 견적 요청이 아닌 메일은 제외한 이유를 한 줄씩 적어. 첨부 파일은 첨부/ 폴더에 저장해 줘."
90초 뒤 답의 첫 줄이 "메일함 읽기만 수행했습니다. 읽기 전용으로 열어 읽음 표시조차 남기지 않았습니다"였습니다. 시킨 원칙을 지켰다고 먼저 보고하는 것이 이 일에서는 결과표보다 중요합니다.
- 11통 중 견적 요청 4건. 수량 정정 메일과 도면 보완 메일은 각각 원건에 합쳐졌습니다.
- "RE:"로 시작하지만 새 재견적 요청인 메일은 후속이 아니라 별건으로 분류했습니다.
- 제외한 5통에는 이유가 한 줄씩 붙었습니다. 납기 문의, 광고, 사내 회의, 세무 자료, 배송 안내.
- 첨부 4개는 폴더에 저장됐고, 마지막에 "회신 기한 9월 5일이 두 건 같은 날에 걸려 있다"고 짚었습니다.
- 가 사람이 메일함을 볼 때 가장 놓치는 것입니다. 건별로 읽으면 기한이 겹치는 것이 안 보입니다.
4. 2단계 견적서 초안, 양식과 단가표를 주면 빈칸이 정직해집니다
두 번째 프롬프트의 요지는 이렇습니다. 견적서 양식을 그대로 복사해 칸만 채울 것, 단가는 단가표 기준으로 넣되 단가표에 없거나 기준 수량·리비전이 다르면 비워 두고 확인 필요 목록에 이유를 적을 것, 과거 견적에 같은 품목이 있으면 단가 차이를 비고에 쓸 것, 건마다 회신 초안을 텍스트로 쓰되 절대 보내지 말 것.
174초 뒤 견적서 초안 4건, 회신 초안 4건, 확인 필요 10항목이 나왔습니다. 단가가 들어간 품목은 다섯 개 중 하나뿐이었습니다. 나머지는 리비전이 바뀌었거나, 기준 수량이 다르거나, 단가표에 없는 신규 품목이라 비워 두었습니다. 없는 단가를 지어내지 않은 것입니다.
과거 견적 대조도 됐습니다. 같은 거래처의 4월 견적이 두 장인데 이틀 사이에 38,500원에서 37,800원으로 바뀐 것, 6월 견적은 수정본이 확정본이라는 메모가 폴더에 있었던 것까지 비고에 붙었습니다. 1편에서 폴더를 정리해 둔 덕입니다.
한 가지는 제 실수였습니다. 프롬프트에 과거 견적 경로를 잘못 적었는데, Claude가 실제 폴더 구조를 찾아 참조하고 "지정하신 경로는 없고 실제로는 이 구조라 그쪽을 봤다"고 알려 줬습니다.
5. 3단계 사람이 답할 10가지, 단가는 끝까지 사람 몫입니다
확인 필요 10항목은 전부 단가와 조건이었습니다. 제가 답한 내용입니다.
| 거래처 | AI가 비워 둔 이유 | 제가 정한 것 |
|---|---|---|
| 대한정공 | 단가표 단가는 구 리비전 기준, 요청은 재질이 바뀐 새 리비전. 기준 수량 200 대 요청 350 | 재질 변경 반영 41,500원, 350EA 기준, 납기 가능 |
| 한빛산업 | 기준 수량 500 대 요청 1,200. 단가표에 "1,000EA 이상 별도 협의" | 1,200EA 기준 12,100원, 검사성적서 첨부 가능 |
| 서진테크 | 센서 보스는 단가표에 '초안(미확정)', 행거는 800EA 소량, 클립은 신규 품목, 샘플 5EA 문의 | 1,450원 확정, 소량 4,100원, 클립은 별도 견적 표시, 샘플 무상 |
| 케이산업 | 도면 없이 사진만, 신규 거래처 조건 미정, 납기 미정 | 견적서 만들지 않음, 회신은 현물 접수 후 3영업일 내 견적으로 |
열 건에 답하는 데 10분이 걸렸습니다. 이 10분이 사람이 하는 일의 전부이고, 이 10분은 AI에게 넘기면 안 되는 일입니다.
6. 4단계 완성과 검증, 스스로 덮어쓴 수식을 되돌렸습니다
세 번째 프롬프트는 10건에 대한 답과 "초안을 완성하고 합계가 양식 수식대로 계산되는지 검증해 줘, 요약 보고를 써 줘, 메일은 여전히 보내지 마"였습니다.
202초 뒤 보고의 두 번째 문단이 이랬습니다. "작업 중 문제를 하나 발견해 고쳤습니다. 이전 단계에서 제가 합계란에 값을 직접 써 넣어 양식의 수식이 덮여 있었습니다." 양식에서 다시 복사해 수식을 살리고, 사무용 프로그램으로 실제 재계산한 값과 대조해 세 건 모두 통과시켰습니다. 검증하라는 한 문장이 없었다면 저는 수식이 사라진 견적서를 보낼 뻔했습니다.
케이산업 견적서는 지시대로 지웠고, 회신 초안은 "현물 샘플 접수 후 3영업일 내 견적, 신규 거래 서류 안내"로 다시 썼습니다. 요약보고.md에는 어떤 메일에서 무엇을 뽑았는지, 사람이 결정한 10건, 아직 사람이 해야 할 일이 기한과 함께 적혀 있습니다. 단가표가 갱신되지 않았다는 것도 스스로 적어 두었습니다.
7. 회신 초안은 이렇게 나옵니다
회신 초안 4개는 전부 맨 위에 "발송하지 않음, 검토 후 담당자가 직접 발송할 것"이 붙어 있습니다. 본문은 견적번호, 품목별 수량과 단가와 금액, 납기, 조건 순서입니다. 소량이라 단가가 오른 품목에는 "1,000EA 이상으로 조정하시면 종전 단가 적용이 가능하다"는 안내가 붙었고, 신규 품목에는 "도면 검토 후 1주 내 별도 견적"이라는 약속이 들어갔습니다.
이 약속이 사람이 지켜야 할 기한이 됩니다. 요약 보고의 마지막 항목이 그래서 "9월 10일까지 히트실드 클립 별도 견적"입니다.
8. 숫자로 보면 메일 견적 업무가 더 선명해집니다
최근 2주 받은 편지함. 견적 요청 4건, 후속 메일 2통은 원건에 통합
제가 쓴 프롬프트 수. 메일함 읽기, 초안 만들기, 답하고 완성하기
Claude가 사람에게 넘긴 결정. 전부 단가와 거래 조건
Claude가 일한 시간의 합. 90초, 174초, 202초
보낸 메일. 회신 초안 4건은 파일로만 있습니다
이 숫자는 예시 메일함 11통 기준입니다. 하루 50통이 오는 메일함이라면 읽는 시간은 늘지만, 사람이 답할 것은 여전히 단가와 조건뿐입니다.
9. 한계와 주의, 직접 해보니 이런 게 걸렸습니다
검증을 시키지 않으면 모릅니다. 수식을 덮어쓴 것은 세 번째 프롬프트에 "검증해 줘"가 있어서 드러났습니다. 견적서처럼 숫자가 나가는 문서는 만들라는 말과 검증하라는 말을 한 쌍으로 붙이십시오.
범위 밖은 하지 않습니다. 유성금속의 납기 확인 메일은 견적 요청이 아니라서 제외됐고, 그래서 회신 초안도 없습니다. 회신 기한은 같은 9월 5일입니다. 요약 보고가 이것을 "별도 대응 필요"로 적어 주긴 했지만, 시킨 일만 한다는 것을 알고 시켜야 합니다.
메일 본문은 AI로 갑니다. 읽기 전용이라도 본문과 첨부 내용은 모델에 전송됩니다. 데이터 처리 정책은 쓰시는 플랜의 공식 문서에서 확인하시고, 처음에는 영업 메일함 하나로 시작하시길 권합니다.
그리고 이 방식은 메일 계정 하나, 즉 담당자 한 사람의 메일함입니다. 견적 담당이 두 명이면 두 번 돌려야 하고, 담당자가 바뀌면 앱 비밀번호부터 다시입니다. 단가표도 사람이 갱신해야 합니다. 여기가 개인 도구의 끝입니다.
10. Claude로 메일 견적 업무 시작 전, 이것부터 확인해보세요
- 메일 계정에 IMAP 접속과 앱 비밀번호를 켰는가네이버웍스·구글·다음 모두 설정에서 켭니다. 본 비밀번호는 쓰지 않습니다
- '읽기만, 보내지 마라'를 프롬프트에 적었는가회신은 초안 파일까지만
- 견적서 양식과 단가표가 파일로 있는가폴더 관리편에서 정리한 공용 폴더가 여기서 쓰입니다
- 견적 요청이 아닌 메일을 제외한 이유를 받기로 했는가누락을 잡는 건 제외 목록입니다
- 확인 필요 항목에 답한 뒤에만 초안을 완성하기로 했는가그리고 완성본은 검증까지 한 쌍으로
11. 결국 중요한 건 메일함이 아니라 단가표입니다
이번에 Claude가 메일에서 뽑은 것은 수량·납기·도면번호였고, 견적서를 채운 것은 단가표와 과거 견적이었습니다. 메일 연동은 입구일 뿐이고 견적의 품질은 단가표가 정합니다. 그 단가표가 이번에도 갱신되지 않은 채 남았습니다.
단가와 재고가 엑셀이 아니라 ERP에 있다면 어떻게 될까요. 다음 편 ERP 연동편에서 같은 방식으로 기록하겠습니다. 저희가 만드는 그룹웨어가 겨냥하는 자리도 거기입니다. 메일·단가표·견적서가 한 사람의 PC가 아니라 회사 안에서 이어지는 자리입니다.
자주 묻는 질문
Q. 네이버웍스나 다음 메일도 되나요?
됩니다. IMAP은 표준이라 메일 설정에서 IMAP 사용을 켜고 앱 비밀번호를 발급받으면 접속 정보 네 줄이 나옵니다. 그 네 줄을 파일에 적어 주면 이 글과 같은 프롬프트가 그대로 동작합니다. 회사 메일 관리자가 IMAP을 막아 둔 경우만 확인하시면 됩니다.
Q. 회신을 자동으로 보내게 해도 되나요?
권하지 않습니다. 이번 예시에서도 회신 초안 4건 전부에 사람이 정해야 할 단가와 조건이 있었습니다. 초안까지 만들고 보내기는 사람이 누르는 것이 시간도 거의 차이가 없고 사고를 막습니다.
Q. 메일 본문이 AI 회사로 나가는 것 아닌가요?
읽은 본문과 첨부 내용은 모델에 전송됩니다. 데이터 정책은 플랜의 공식 문서에서 확인하셔야 하고, 별개로 읽기 전용 계정과 영업 메일함 하나로 범위를 정한 뒤 시작하는 것이 순서입니다.
견적 요청 메일이 쌓여 있는 대표님이라면 위 프롬프트 세 개를 그대로 써 보시고, 막히는 지점이 있으면 Austenite로 문의해보시는 건 어떨까요.
앞으로 더 도움이 되는 이야기로 돌아오겠습니다. 감사합니다.
