직원 퇴사 인수인계, 제조기업에서 왜 매번 실패할까? 업무 매뉴얼 만드는 법

인수인계서 양식을 찾고 계신다면, 양식이 부족해서만은 아닙니다.

진짜 문제는 평소에 단가가 담당자 머릿속에, 승인 기록이 카톡에, 재고표가 개인 PC에 있다는 것입니다. 퇴사 2주 전에 양식을 채운다고 그 3년치가 문서에 담기지 않습니다.

먼저 한 가지를 말씀드리고 싶습니다. 체계가 없다는 건 대표님이 부족해서가 아닙니다. 사람이 좋아서, 그 사람 덕에 회사가 잘 굴러왔다는 뜻이기도 합니다. 문제는 그 좋은 사람이 회사의 유일한 저장 장치가 됐다는 것입니다.

결론부터 말하면, 인수인계 문제는 사람이 아니라 체계의 문제입니다.

저희가 들어가 본 공장 사무실은 회사마다 사정이 달랐지만, 무너지는 방식은 세 가지로 같았습니다.

1. 인수인계가 무너지는 첫 번째 패턴, 엑셀 개인화

단가표·재고표·거래처 목록이 담당자 PC의 엑셀에 있습니다. 열 이름은 사람마다 다르고, 어느 파일이 최신인지는 만든 사람만 압니다.

그 사람이 나가면 파일은 남지만 읽을 수 있는 사람이 없습니다.

2. 두 번째 패턴, 카톡 결재

"이거 진행할까요?" "네 하세요." 승인은 단톡방에 있습니다.

검색이 안 되고, 퇴사자는 방을 나가고, 반년 뒤 "누가 승인했나"를 아무도 답하지 못합니다. 카톡이 나쁜 게 아니라, 카톡은 남기려고 만든 도구가 아닐 뿐입니다.

3. 세 번째 패턴, 머릿속 단가

견적 근거가 20년 경험치입니다. "이 정도면 톤당 얼마"가 문서에 없습니다.

그 경험치는 회사의 가장 값진 자산입니다. 문제는 자산이 아니라, 자산이 한 사람 머릿속에만 있다는 것입니다. 신입이 같은 판단을 하는 데 3년이 걸리고, 그 사이 견적 회신은 그 한 사람 앞에서 멈춥니다.

4. 왜 인수인계서 양식으로는 해결되지 않을까

퇴사 2주 전에 쓰는 문서는 3년치 판단을 담지 못합니다. 쓰는 순간 낡고, 읽는 사람은 질문할 상대가 없습니다.

즉, 인수인계서가 필요한 회사는 이미 늦은 회사입니다. 그래도 지금 쓰셔야 한다면 쓰되, 다음 사람을 위해서는 다른 방법이 필요합니다.

5. 업무 매뉴얼은 쓰는 것이 아니라 쌓이는 것입니다

처방은 세 가지이고, 셋 다 따로 문서를 쓰지 않는 방향입니다. 바쁜 사무실에서 지킬 수 있는 건 그런 것뿐이기 때문입니다.

첫째, 양식을 회사 것으로 한 벌 정합니다. 개인 엑셀이 아니라 회사 양식에 쓰면 그 자체가 기록이 됩니다.

둘째, 결재와 기록을 한 곳에 둡니다. 카톡 대신 결재 시스템에 남기면 반년 뒤에도 검색됩니다.

셋째, 판단 근거를 서류에 남기게 합니다. 견적서에 "이 단가의 근거"가 한 줄 붙으면 그것이 매뉴얼입니다.

이 셋이 매일 쌓이면 업무 매뉴얼이 저절로 만들어집니다. 시스템이 없어도 시작할 수 있는 일입니다.

6. 인수인계 문제, 왜 컴퍼니 메모리인가

저희는 이 쌓임을 컴퍼니 메모리라고 부르고, 그렇게 되도록 그룹웨어를 만들었습니다. 결재·양식·기록이 자동으로 축적되고, 다음 사람이 "전임자는 이걸 어떻게 했지?"라고 물으면 회사 기록이 대답합니다.

인수인계서를 쓰는 것이 아니라, 인수인계서가 필요 없는 상태를 만드는 방식입니다.

7. 우리 회사 인수인계 리스크, 이것부터 확인해보세요

• 단가표 최신 파일이 어디 있는지 대표님이 아시나요
• 지난달 결재 중 카톡으로 끝난 건이 있나요
• 견적 담당자가 일주일 자리를 비우면 회신이 멈추나요
• 신입이 물어볼 사수가 한 사람뿐인가요
• 인수인계서를 써 본 적이 있나요

세 개 이상이면 체계가 아니라 사람에 의존하고 있는 회사입니다. 대부분의 회사가 그렇습니다.

8. 결국 중요한 건, 사람이 아니라 체계입니다

김 대리가 나가서 무너진 것이 아닙니다. 김 대리 한 사람에게 회사가 기대고 있었던 것입니다.

담당자가 바뀌어도 업무가 돌아가는 구조는 퇴사 통보를 받은 날이 아니라 오늘부터 만들어야 합니다. 위의 세 처방 중 하나만 이번 달에 시작해도 다음 인수인계는 다릅니다.

인수인계와 업무 체계가 고민이시라면 언제든지 Austenite로 문의하세요. 담당자가 바뀌어도 업무가 돌아가는 구조를 화면으로 보여 드립니다.

앞으로 더 도움이 되는 이야기로 돌아오겠습니다. 감사합니다.